Làm thế nào để hoàn thành công việc nhiều hơn với công việc ít hơn

Được xuất bản lần đầu trên JOTFORM.COM

Tôi sẽ nói với bạn điều gì đó về năng suất mà hầu hết các tác giả trung bình hàng đầu và các bậc thầy về khởi nghiệp nổi tiếng đã giành được.

Đây không phải là một bản hack mà bạn sẽ đọc trong tiêu đề Lifehacker mới nhất hoặc thấy trong số các #lifehacks Tweets hàng đầu.

Thay vào đó, nó là một kỹ thuật mà khi được tích hợp vào văn hóa công ty của bạn sẽ dẫn đến năng suất kỷ lục.

Đây là: Nghỉ ngơi.

Nhà nghiên cứu và cố vấn tại Thung lũng Silicon Alex Soojung-Kim Pang đã viết cuốn sách về tầm quan trọng của việc cân bằng công việc với nghỉ ngơi - Nghỉ ngơi: Tại sao bạn làm được nhiều việc hơn khi bạn làm việc ít hơn.

Trong đó, ông giải thích rằng để công việc hoạt động, cũng phải có sự nghỉ ngơi:

Phần còn lại không phải là hoạt động còn lại tùy chọn này.
Làm việc và nghỉ ngơi thực sự là đối tác. Chúng giống như những phần khác nhau của sóng. Bạn có thể có mức cao mà không có mức thấp.
Bạn càng nghỉ ngơi tốt, bạn sẽ càng làm việc tốt hơn.

Chắc chắn, nếu bạn làm việc trong một khoảng thời gian dài hơn, bạn sẽ bị ràng buộc để tạo ra nhiều kết quả hơn. Tuy nhiên, sản xuất của Cameron không phải lúc nào cũng tương đương với năng suất của Google. Đặc biệt không phải là loại bền vững và có thể lặp lại mà bạn muốn tại công ty của mình.

Cả kinh nghiệm cá nhân của tôi và 12 năm xây dựng JotForm, đã dạy tôi rằng một khi bạn học cách cân bằng công việc với nghỉ ngơi phục hồi - năng suất của bạn sẽ tăng vọt.

Hãy suy nghĩ về nó theo cách này: Nếu bạn trên đường lái xe trong nhiều giờ liền mà không nghỉ ngơi, cuối cùng bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi. Mí mắt của bạn sẽ chùng xuống. Bạn sẽ bắt đầu chảy máu.

Bạn sẽ là mối đe dọa cho xã hội.

Mặc dù ít nguy hiểm đến tính mạng trong hầu hết các trường hợp, làm việc mà không nghỉ ngơi sẽ khiến bạn mắc phải nhiều sai lầm không cần thiết.

Bạn sẽ là một mối đe dọa cho năng suất.

Ngay cả tâm trí năng suất nhất cũng cần thời gian để nạp năng lượng.

Trong các nghi lễ hàng ngày: Cách các nghệ sĩ làm việc, nhà tư tưởng và nhà văn xuất sắc Maya Angelou đã mô tả việc dành ra một khối thời gian cụ thể để viết mỗi ngày. Sau đó, cô ấy bỏ công việc sang một bên để tận hưởng một cuộc sống bình thường với gia đình của cô ấy cho đến ngày hôm sau.

Tôi cố gắng đến đó vào khoảng 7, và tôi làm việc đến 2 giờ chiều.
Nếu công việc đang diễn ra tồi tệ, tôi ở lại đến 12:30.
Nếu nó đi tốt, tôi sẽ ở lại miễn là nó đi tốt. Nó cô đơn, và nó thật kỳ diệu.

Nhưng phần còn lại chỉ dành cho các nhà văn hoặc các loại hình sáng tạo khác.

Nhà sáng lập tỷ phú của Tập đoàn Virgin Richard Branson dậy sớm để tập thể dục và tận hưởng thời gian với gia đình.

Và Bill Gates, người được coi là một trong những người giàu nhất còn sống, dành thời gian để đọc trung bình một cuốn sách mỗi tuần.

Tuy nhiên, đọc sách là cách yêu thích của tôi để tìm hiểu về một chủ đề mới. Tôi đã đọc trung bình một cuốn sách một tuần kể từ khi tôi còn là một đứa trẻ. Ngay cả khi lịch trình của tôi vượt ngoài tầm kiểm soát, tôi vẫn dành nhiều thời gian để đọc.

Sau một tháng, tuần hoặc thậm chí cả ngày làm việc thực sự tập trung mà không cần nghỉ ngơi phục hồi; Nó khó có thể đưa ra bất kỳ ý tưởng mới nào.

Nếu bạn có thể loại bỏ một ý tưởng, nó có khả năng đầy lỗi. Những sai lầm mà bạn ít trang bị để phát hiện hoặc sửa chữa với bộ não mệt mỏi và làm việc quá sức của bạn.

Tôi đã nhìn thấy rất nhiều bộ óc xuất sắc trong các tình huống căng thẳng, căng thẳng kéo dài với các kết quả quá phức tạp được ngụy trang thành các giải pháp. Điều đó bởi vì, khi Steve Jobs mang đến ý thức cộng đồng, sự đơn giản thường khó đạt được hơn là sự phức tạp.

Đơn giản có thể khó hơn phức tạp: Bạn phải làm việc chăm chỉ để suy nghĩ sạch sẽ để làm cho nó đơn giản.

Đơn giản cần rất nhiều suy nghĩ thông minh và khó khăn.

Suy nghĩ thông minh và chăm chỉ là điều mà một tâm trí thiếu thốn không thể làm được.

Nghỉ ngơi phục hồi là không dễ dàng.

Để cho tâm trí và cơ thể của tôi chuyển sang ủ rũ trong khi xem tivi mỗi tối sau khi làm việc sẽ dễ dàng.

Cần phải có kỷ luật để chống lại việc kiểm tra email vô tâm và nhắn tin Slack có thể vô thức ăn hết thời gian của bạn và khiến đầu óc bạn bị tổn thương.

Đó là lý do tại sao tôi đã rèn luyện những thói quen đơn giản cho phép một phần trong tâm trí của tôi nghỉ ngơi trong khi phần chơi của trò chơi này xuất hiện, tốt, chơi.

Tôi tập luyện tại phòng tập thể dục, tôi đọc sách để có được một góc nhìn mới, tôi ra ngoài với vợ và những đứa trẻ.

Trên hết, tôi nghỉ việc tại nơi làm việc.

Nhưng khi đến giờ làm việc trở lại, tôi luôn thấy rằng một ngày cuối tuần, một kỳ nghỉ hay thậm chí chỉ là một đêm nghỉ đã khiến tôi mong chờ một ngày sắp tới.

Thời gian xa công việc làm sạch tâm trí. Nó cho phép bạn dành thời gian để ăn những thứ khác làm cho bạn trở thành một cá nhân tròn trịa.

Thay vì nghĩ nghỉ ngơi là một thứ xa xỉ, tôi nghĩ rằng đó là một điều cần thiết để duy trì sự đổi mới trong một thị trường phần mềm cạnh tranh cao.

Làm việc để sống, don sống để làm việc.

Nó có thể gây sốc cho bạn khi đọc một nhà sáng lập khởi nghiệp nói điều này, nhưng công việc không phải là tất cả.

Nếu bạn sẽ đến bất cứ nơi nào gần với cuộc sống hạnh phúc, viên mãn và cân bằng - bạn phải hiểu rằng công việc chỉ nên chiếm một phần nhỏ sự chú ý của bạn.

Tôi yêu gia đình của tôi. Tôi yêu bạn bè của tôi. Tôi thích ở bên ngoài. Tôi thích đọc về các hệ thống tự cải thiện.

Dành thời gian cho những người này và mọi thứ khôi phục tôi. Tương tác với họ mang lại cho tôi năng lượng và truyền cảm hứng cho sự sáng tạo - ngay cả khi công việc căng thẳng. Đặc biệt là khi công việc căng thẳng.

Tôi không có thời gian để lãng phí vào những công việc vô bổ làm giảm năng suất của tôi.

Tôi không muốn nhìn lại và hối tiếc các mối quan hệ đã tan vỡ trong khi tôi dành 12 giờ trong văn phòng để nhìn chằm chằm vào pixel.

Vì ba hệ thống mà tôi đã tạo ra để tối đa hóa năng suất thông qua việc nghỉ ngơi phục hồi, tôi không phải lo lắng về điều đó:

1. Thực hiện một cách tiếp cận theo chu kỳ để tận dụng lợi thế của dòng chảy và dòng chảy tự nhiên.

Trong giới thể dục, nó được gọi là tư duy chu kỳ.

Nông dân biết đó là luân canh.

Tại Basecamp huyền thoại đã được khởi động, họ đã hoàn thành các đợt làm việc của họ trong vòng 6 tuần.

Các nhà lãnh đạo trong mọi ngành công nghiệp từ nông nghiệp đến công nghệ hiểu rằng tài nguyên bị cạn kiệt. Họ phải thực hiện các hành động cụ thể để làm mới các tài nguyên này nếu muốn tiếp tục làm việc hiệu quả.

Ở đây tại JotForm, nó là một trong những gì tôi muốn gọi là giòn giòn thời gian hay là nó.

Bất kể bạn làm gì để kiếm sống, bạn biết thời gian khủng hoảng là gì.

Nó cuối tuần trước khi khách hàng của bạn nhìn thấy ngôi nhà mới của họ và bạn có cảm giác như có thêm một ngàn tủ để vẽ.

Nó có những ngày cuối cùng khi bạn cúi xuống phía sau để chốt một vụ mua bán lớn.

Đối với chúng tôi, nó LỚN vài tuần trước khi tung ra một sản phẩm hoặc tính năng mới tuyệt vời trên trang web của chúng tôi.

Khi thời gian khủng hoảng của chúng ta đã được đền đáp và công việc khó khăn của chúng ta ở ngoài kia để thế giới tận hưởng, chúng ta nghỉ ngơi.

Không phải là một chuyến đi thực tế trên khắp châu Âu (mà một câu chuyện khác trong một lần khác), mà là một câu chuyện về tinh thần.

Chúng tôi nhảy vào các dự án ngắn, thoải mái, nơi chúng tôi có thể khám phá các ý tưởng tính năng mới hoặc phát triển các kỹ năng mới ở chế độ chờ cho đến khi dự án chính của chúng tôi hoàn thành.

Chúng tôi cũng dành thời gian này để làm một ít công việc dọn phòng như dọn dẹp các con bọ và đảm bảo tất cả các hệ thống của chúng tôi đều hoạt động trơn tru.

Giống như nông dân, chúng ta gieo những suy nghĩ nhỏ bé vào bộ não trước khi chúng ta yêu cầu họ giải quyết một khối lượng công việc nặng nề khác.

Có một số lý do chúng tôi đã quan sát thấy năng suất tăng lên khi xen kẽ giữa các công việc sâu, tập trung và các dự án phục hồi:

  1. Chúng ta có thể vẫn tập trung vào tia laser trong nhiệm vụ trong tay vì trong tiềm thức chúng ta biết rằng một sự phá vỡ tinh thần đang đến.
  2. Mặt khác, chúng tôi không cho phép mình gồng mình lên vì những vấn đề khó khăn bởi vì chúng tôi biết một giải pháp tuyệt vời rất có thể sẽ đến với chúng tôi khi chúng tôi tập trung vào nó.
  3. Mục tiêu lông lớn hàng năm của chúng tôi dường như nhiều hơn nữa trong ba tuần.
  4. Áp lực của thời gian có hạn mang lại cho chúng tôi một chút nỗ lực để hoàn thành càng nhiều công việc chất lượng càng tốt cho đến khi chúng tôi dành thời gian nghỉ ngơi.

Tôi đã thiết lập hệ thống công việc nặng và nhẹ xen kẽ này sau khi tôi quan sát thấy công việc tiêu cực của Google xảy ra trong nhóm JotForm.

Sau quá nhiều giờ vướng vào cùng một vấn đề khó khăn, các lập trình viên bắt đầu nhận thấy nhiều lỗi xuất hiện trong mã của họ. Quá nhiều giờ nhìn chằm chằm vào màn hình đã khiến các nhà thiết kế xuất hiện những quy trình làm việc buồn tẻ và kém thân thiện.

Những nỗ lực dũng cảm của chúng tôi để cơ bắp thông qua một vấn đề, bất kể mất bao lâu, đã phản tác dụng.

Chúng tôi đã dành gấp đôi thời gian để hoàn thành cùng một lượng công việc vì quá trình suy nghĩ của chúng tôi bị chậm trễ và chúng tôi tiếp tục phải quay lại và làm lại mọi thứ.

Cách thức bộ não của bạn và tổ chức của chúng tôi hoạt động không giống như một cơ bắp.

Làm việc cùng một cơ mỗi ngày mà không nghỉ ngơi có khả năng dẫn đến chấn thương. Điều đó không chỉ ngăn chặn tiến trình tập thể dục của bạn chết trong các bài hát, nó thậm chí có thể khiến bạn quay ngược trở lại khi bạn dành thời gian từ tập luyện để phục hồi.

Điều đó thường xuyên tại phòng tập thể dục của bạn, người có thể ngồi xổm trên 200 pounds không làm điều đó mỗi ngày. Họ đã mất nhiều tháng, nếu không nói là nhiều năm, đào tạo xen kẽ với nghỉ ngơi để phát triển cơ bắp của họ đến ngày hôm nay.

Nghỉ giải lao là lười biếng. Đó là kết quả của sự thiếu kiên trì. Trên thực tế, nó hoàn toàn ngược lại.

Khi bạn thực sự tập trung vào việc đạt được một mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng hy sinh sự tỉnh táo của mình để hoàn thành mùa xuân đối với nó. Đó là cách mà kiệt sức xảy ra.

Điều khó khăn thực sự là dành thời gian để lắng nghe và phản hồi lại bộ não và cơ thể của bạn khi họ đang cầu xin sự nghỉ ngơi phục hồi.

Tạm dừng với ý định là một điểm mạnh, không phải là một điểm yếu.

2. Nghỉ ngơi, hoặc bạn sẽ phá vỡ.

Email được gửi lúc 3 giờ sáng.

Tài liệu tham khảo thông thường để chăm sóc một nhiệm vụ vào cuối tuần.

Bạn có thể nghĩ rằng đây là những điều tôi thích nghe nhóm của tôi nói. Điều đó có nghĩa là họ đã cam kết với công việc của họ. Nó phải cho thấy họ yêu thích những gì họ làm.

Mặc dù những điều đó có thể đúng cả hai, nhưng điều đó cũng có thể có nghĩa là họ đang trên con đường ngắn để đốt cháy.

Điều đó không chỉ xấu đối với cá nhân họ; Chúng tôi rất tốn kém khi chúng tôi là một công ty phải bắt đầu lại từ đầu với việc tìm kiếm, phỏng vấn, lên tàu và đào tạo một nhân viên mới để làm đầy giày của họ.

Khi nhân viên của bạn hòa vào dòng chảy, đôi khi họ khó có thể tắt. Và vì nhóm của chúng tôi được phân phối trên toàn cầu, nên có thể đặc biệt khó khăn khi họ biết ai đó chỉ là một tin nhắn tức thời bất kể lúc nào.

Nghe có vẻ điên rồ, giờ làm việc bền vững không chỉ là thứ tôi khuyến khích - chúng là thứ mà đôi khi tôi phải thi hành tại JotForm.

Khi tôi thấy những dấu hiệu cho thấy ai đó đang làm việc ngoài giờ tôi gọi là giờ sane, tôi nhắc họ nghỉ ngơi. Vấn đề sẽ vẫn còn đó vào ngày mai, và giải pháp sẽ còn tốt hơn với một tâm trí tươi mới.

Giống như tăng trưởng bền vững, giờ làm việc lành mạnh và hợp lý đã trở thành một phần của văn hóa cốt lõi của JotForm, ngay từ đầu.

Hệ thống này đảm bảo chúng tôi tập trung và hiệu quả nhất có thể trong suốt thời gian chúng tôi làm việc.

Khi chúng tôi làm việc hiệu quả hơn trong công việc, chúng tôi không cảm thấy tội lỗi khi rời bỏ công việc trong văn phòng khi đến giờ nghỉ đêm hoặc cuối tuần.

Điều đó dẫn đến thời gian chết phục hồi nhiều hơn và tâm trí phấn khởi, tươi mới vào sáng thứ Hai.

3. Hãy chắc chắn rằng phần còn lại được xác định rõ.

PTO không giới hạn (thời gian nghỉ cá nhân) là một lợi ích chung tại nhiều công ty công nghệ hiện đại. Không phải ở JotForm.

Nó không phải vì tôi nghĩ rằng nhân viên của tôi không có thời gian nghỉ. Bây giờ, bạn nên biết tầm quan trọng của tôi đối với năng suất.

Nó vì tôi đã học được rằng, giống như sự sáng tạo, thư giãn là mạnh mẽ nhất khi nó được xác định rõ.

Đối với một số người, các chính sách nghỉ không giới hạn thời gian không giới hạn gây ra căng thẳng khi họ cố gắng điều hướng chính trị về việc họ nên nghỉ ngơi bao nhiêu thời gian so với các đồng nghiệp.

Điều này đặc biệt đáng chú ý trong các môi trường có nhịp độ nhanh hơn; trong đó khá nhiều bao gồm tất cả các công ty mới thành lập và hầu hết các công ty công nghệ.

Kickstarter nổi tiếng đã loại bỏ chính sách PTO không giới hạn của mình khi họ nhận thấy các nhân viên đang vật lộn để đánh giá thời gian nghỉ là phù hợp.

Những gì chúng tôi tìm thấy là bằng cách thiết lập các thông số cụ thể xung quanh số ngày, không có câu hỏi nào về thời gian thích hợp để làm việc để tham gia vào các hoạt động cá nhân, sáng tạo và gia đình.

Vào năm 2014, một cuộc khảo sát của Glassdoor đã phát hiện ra rằng các nhân viên Mỹ chỉ mất một nửa số ngày nghỉ của họ. Điều tồi tệ hơn nữa là hơn một nửa trong số họ vẫn đang làm việc trong những ngày ra mắt của những người khác.

Tôi không biết về bạn, nhưng tôi đã sẵn sàng đặt cược những con số đó chỉ tăng lên.

Tại JotForm, chúng tôi gây áp lực tốt cho nhân viên sử dụng những ngày nghỉ của họ mỗi năm.

Và bởi vì họ được xác định rõ ràng, chúng tôi tin rằng điều đó khuyến khích họ thực sự sử dụng những ngày để nghỉ ngơi, nạp lại năng lượng và trở lại hiệu quả hơn bao giờ hết.

Hãy nhớ rằng kiệt sức hơn tất cả những gì bạn học ở trường đại học; đập bàn phím của bạn cho đến khi bài nghiên cứu khó kết hợp của bạn đạt đến độ dài tối thiểu? Đó là công việc tốt nhất của bạn, nhưng nó đã qua.

Làm thế nào về thời gian bạn đã dành 80 giờ một tuần trong văn phòng để hoàn thành một dự án thiết kế? Đó không phải là thiết kế sáng tạo nhất của bạn, nhưng nó đã sẵn sàng trước hạn chót.

Bạn đã làm việc chăm chỉ. Bạn đã làm việc lâu dài. Nhưng bao nhiêu công việc mà bạn sẽ gọi là hiệu quả?

Tôi đã sẵn sàng đặt cược chỉ một tỷ lệ nhỏ trong số đó.

Tôi đã sẵn sàng đặt cược bạn có thể đã làm tốt hơn.

Không phải bằng cách phát triển các kỹ năng mới. Không phải bằng cách làm việc nhiều hơn. Nhưng bằng cách làm việc ít hơn.

Nghỉ ngơi phục hồi không phải là một lựa chọn, nó là một yêu cầu cho bất kỳ ai muốn có năng suất cao hơn trong cuộc sống và trong công việc kinh doanh của họ.